Datenschutz

Öffentliches Verfahrensverzeichnis
Organisationen, die personenbezogene Daten verwenden, müssen den Betroffenen auf Wunsch den Umgang mit deren Daten transparent darlegen. Diese Darstellung erfolgt in einer Übersicht, die die vom Bundesdatenschutzgesetz geforderten Punkte beinhaltet.
Name und Adresse der verantwortlichen Stelle


• Name der Organisation: Helpline Onlineberatung Caritasverband Mainz e.V
• Anschrift: Grebenstraße 9
• PLZ/Ort: 55116 Mainz
• Telefon: 06131-233782
• Fax: 06131-144589
• E-Mailadresse: s.roth@caritas-mz.de
• Website: http://www.caritas-mainz-onlineberatung.de/ bzw. https://smw-beratung-fh-bingen.beranet.info/


Geschäftsführer/Verantwortlicher/Leitung/gesetzlicher Vertreter
• Herr Caritasdirektor Wolfgang Schnörr
Verantwortlich für die Datenverarbeitung
• Herr Caritasdirektor Wolfgang Schnörr


Worauf bezieht sich dieses öffentliche Verfahrensverzeichnis?
Das vorliegende öffentliche Verfahrensverzeichnis bezieht sich auf
http://www.caritas-mainz-onlineberatung.de/ und eine darin eingebundene virtuelle Beratungsstelle Helpline Onlineberatung Caritasverband Mainz e.V.und auf das Beratungsangebot für Studierende der FH Bingen https://smw-beratung-fh-bingen.beranet.info/.
Wir setzen beranet ein, die meistgenutzte Online-Beratungslösung im deutschsprachigen Raum.

Informationen zu beranet erhalten Sie auf der offiziellen Website www.beranet.de. Informationen rund um Online-Beratung finden Sie auf dem beranet-Blog www.beratungsrauschen.de.


Erfasste personenbezogene Daten und deren Zweckbestimmung

Im Folgenden finden Sie eine Aufzählung allen erfassten Datentypen und den Zweck der Erfassung des jeweiligen Datentyps.
Login-Daten
Hier finden Sie Angaben zu den Daten, die wir bei der Registrierung (Neuanmeldung des Klienten) bzw.
bei jedem Login des Klienten erfassen. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen
Angaben.
Wir erfassen beim Login der Ratsuchenden auf unserer virtuellen Beratungsstelle folgende Daten.
• Den Datentyp Nickname erfassen wir aus folgenden Zwecken: Durchführung von (Online-)Beratung. Der Datentyp Nickname wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.
• Den Datentyp Passwort erfassen wir aus folgenden Zwecken: Durchführung von (Online-)Beratung. Der Datentyp Passwort wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.
Die oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Demografische Daten Hier finden Sie Angaben zu den demografischen Daten des Klienten, die im Rahmen der Beratung erfasst werden. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen Angaben. Wir erfassen folgende demografische Daten der Ratsuchenden.
• Den Datentyp Bundesland erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
• Den Datentyp Geschlecht erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
• Den Datentyp Wohnsituation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
• Den Datentyp Umfeld erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
• Den Datentyp Alter erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
• Den Datentyp Lebensform erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
• Den Datentyp Bildung erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
Die oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Beratungsdaten
Um Online-Beratung durchführen zu können, erfassen wir die uns vom Klienten übermittelten E-Mailanfragen, Chatinhalte und etwaige andere Informationen, die z.B. durch Telefonate bei uns eingehen.
Wir erfassen folgende Beratungsdaten der Ratsuchenden.
• Den Datentyp Beratungsanlass erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung, Protokollierung von Beratungskontakten, Statistik.
• Den Datentyp Datum/Uhrzeit der Anfrage erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung, Protokollierung von  Beratungskontakten.
• Den Datentyp Text von E-Mailanfragen erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung, Protokollierung von Beratungskontakten.
• Den Datentyp Chatprotokolle / Inhalte von Chatkommunikation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung, Protokollierung von Beratungskontakten.
• Den Datentyp Art der Beratung erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung, Protokollierung von Beratungskontakten, Statistik.
Die oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
IP- und E-Mailadressen der Klienten
IP-Adressen dienen der Identifikation eines Internetanschlusses, von dem aus auf das Internet zugegriffen wird. Mithilfe einer IP-Adresse kann im Notfall der Standort eines Klienten bestimmt werden.
Die E-Mailadresse des Klienten dient in der Regel der Benachrichtigung bei vorliegenden Antworten oder
Terminfragen.
• Den Datentyp IP-Adresse erfassen wir ausschließlich aus folgenden Zwecken: Identifikation des Users im Notfall.
• Den Datentyp E-Mailadresse erfassen wir aus folgenden Zwecken: Benachrichtigung über Beratungsaktivitäten.
Spenden an die Einrichtung
Sie haben die Möglichkeit, uns Spenden zukommen zu lassen. In diesem Fall erfassen wir Daten, die wir für den Empfang der Spenden benötigen.
Sie können unserer Einrichtung Spenden zukommen lassen. Zu diesem Zweck erfassen wir folgenden
Daten:
• Den Datentyp Name des Spenders erfassen wir aus folgenden Zwecken: Gewährleistung der technischen Funktion, Erfassung von Spenderdaten.
• Den Datentyp Spendensumme erfassen wir aus folgenden Zwecken: Gewährleistung der technischen Funktion, Erfassung von Spenderdaten.
• Den Datentyp Kontodaten des Spenders erfassen wir aus folgenden Zwecken: Gewährleistung der technischen Funktion.
• Den Datentyp E-Mailadresse des Spenders erfassen wir aus folgenden Zwecken: Erfassung von Spenderdaten.
• Den Datentyp Anschrift des Spenders erfassen wir aus folgenden Zwecken: Erfassung von Spenderdaten.
Abrechnung
Die Beratung erfolgt für den/ die Hilfesuchende/n generell kostenfrei.
Verkauf von Daten
Es werden generell keine personenbezogenen Daten verkauft.
Statistische Auswertung
Erfassten Daten werden von uns statistisch ausgewertet.
Wir werten folgende Daten statistisch aus.
• Den Datentyp Bundesland erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der
Beratungsleistung, Statistik
• Den Datentyp Geschlecht erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der
Beratungsleistung, Statistik
• Den Datentyp Wohnsituation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der
Beratungsleistung, Statistik
• Den Datentyp Umfeld erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung,
Statistik
• Den Datentyp Alter erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung,
Statistik
• Den Datentyp Lebensform erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der
Beratungsleistung
• Den Datentyp Bildung erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung,
Statistik
• Den Datentyp Beratungsanlass erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der
Beratungsleistung, Statistik
• Den Datentyp Datum/Uhrzeit der Anfrage erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der
Beratungsleistung
• Den Datentyp Text von E-Mailanfragen erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der
Beratungsleistung
• Den Datentyp Chatprotokolle / Inhalte von Chatkommunikation erfassen wir aus folgenden
Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung
• Den Datentyp Art der Beratung erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der
Beratungsleistung
Betroffene Personengruppen
Die betroffenen Personengruppen beschreiben die Personen, von denen wir personenbezogene Daten
erfassen.
Wir erheben personenbezogene Daten von folgenden Personengruppen:
• Von der Personengruppe Klienten erfassen wir folgende Daten: Logindaten, Demografische Daten,
Beratungsdaten
Empfänger der Daten
Die Empfänger der Daten sind diejenigen Personen, die Zugriff auf die erhobenen Daten haben.
Zugriff auf die erhobenen Daten haben folgende Personengruppen:
• Wir arbeiten als Beratungsteam, das bedeutet, dass alle BeraterInnen unserer Einrichtung Einsicht
in personenbezogene Daten unserer Klienten haben. Wir erachten dies als notwendig und sinnvoll für eine qualitativ hochwertige Beratung.
• Mitglieder des Beratungsteams haben Zugriff auf folgende Daten: Logindaten, Demografische Daten
Löschfristen
Wir löschen die erhobenen personenbezogenen Daten nach den Fristen, die in folgender Übersicht
dargestellt sind.
Für Daten des Typs Logindaten gelten folgende Löschfristen: Logindaten werden nach 3 Jahren gelöscht.
Für Daten des Typs Demographische Daten gelten folgende Löschfristen: Demographische Daten werden nach 3 Jahren gelöscht.
Für Daten des Typs Beratungsdaten gelten folgende Löschfristen: Beratungsdaten werden nach 3 Jahren gelöscht.
Übermittlung an Drittstaaten
Es findet keine Datenübermittlung an Drittstaaten außerhalb der EU statt.
Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung
Unsere Einrichtung trifft folgende Vorkehrungen zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung:
1. Es haben nur befugte Mitarbeiter des Caritasverbandes Mainz e.v Zutritt zu Räumlichkeiten, in denen die Datenverarbeitung stattfindet.
2. Zur Benutzung der Datenverarbeitung werden individuelle Passwörter benutzt, die nicht dokumentiert werden.
3. Für die Onlineberatung notwendige Berateraccounts sind ausschließlich den geschulten und aktuell tätigen Beratern zugewiesen. Diese sind mit individuellen Passwörtern vor nicht-autorisiertem Zugriff
geschützt.
4. Es werden keine personenbezogenen Daten auf transportable Datenträger gespeichert, bzw. weitergegeben. Personenbezogene Daten in der Helpline Onlineberatung werden ausschließlich von autorisierten Beratern genutzt.
5. Es ist detailliert nachvollziehbar, von wem wann personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben wurden und von wem, verändert oder entfernt worden sind.
6. Es werden keine Daten zur Verarbeitung an externe Personen weitergegeben
7. O.g. Daten werden garantiert physikalisch vom Systemlöser beranet, Berlin, geschützt. Die Verfügbarkeit der Daten wird uns vom Systemlöser gewährleistet. Die Onlineberatung erfolgt ausschließlich mit PCs, die mit aktualisiertem und lizensiertem Virenschutz ausgestattet sind.
8. Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, werden getrennt voneinander verarbeitet.
Dieses Öffentliche Verfahrensverzeichnis wurde mit dem Datenschutzassistenten www.mein-datenschutzassistent.de
erstellt. Der Datenschutzassistent ist eine Kooperation von beranet.de und dem Paritätischen Gesamtverband.

Das Onlineberatungs- angebot wird bereitgestellt von den BeraterInnen des Caritasverbands Mainz e.V.